AI og persondata på jobbet: en praktisk guide før du skriver en prompt

AI kan hjælpe med kladder, struktur og idéer, men en prompt er også en overførsel af oplysninger til en tjeneste. Inden du indsætter et dokument, bør du vide, hvilke værktøjer din arbejdsplads har godkendt, og hvad der må deles med dem.

Start med opgaven, ikke med dokumentet

Beskriv, hvad du vil have hjælp til: en dagsorden, en venlig formulering eller en skabelon til et svar. Ofte kan opgaven løses uden at sende hele kundesagen. Det reducerer både mængden af data og risikoen for at dele noget, der ikke var nødvendigt.

Eksempel: Bed om en generel skabelon til opfølgning på et møde i stedet for at indsætte en mailtråd med navne, telefonnumre og interne vurderinger. Tilføj de konkrete oplysninger manuelt bagefter, i arbejdspladsens godkendte system.

Hvilke oplysninger kræver ekstra omtanke?

• Navne, e-mailadresser og oplysninger om identificerbare kunder eller medarbejdere.
• Helbredsoplysninger, CPR-numre og andre særligt beskyttelseskrævende oplysninger.
• Adgangskoder, nøgler, loginlinks og fortrolige tekniske oplysninger.
• Kontrakter, priser og dokumenter, som virksomheden ikke må dele frit.
• Kombinationer af detaljer, der gør en person genkendelig, selv uden navn.

Fortrolige virksomhedsoplysninger og persondata er ikke det samme juridisk, men begge kan være uegnede at indsætte i en ukendt tjeneste. At fjerne navnet gør ikke automatisk en tekst anonym. Stilling, hændelse, sted og tidspunkt kan tilsammen afsløre, hvem teksten handler om.

Godkendt værktøj er ikke frit valg af indhold

En virksomhed kan have godkendt en bestemt tjeneste til nogle opgaver, men ikke til alle typer data. Følg den lokale vejledning om kontotype, deling, opbevaring og brug af oplysninger. En indstilling, der fravælger træning på indhold, besvarer ikke alene spørgsmål om opbevaring, adgang eller databehandleraftaler.

Er du i tvivl, så brug et anonymt, opdigtet eksempel eller stop og spørg den ansvarlige. Denne guide er generel information, ikke en juridisk vurdering af din konkrete behandling af personoplysninger.

En sikker arbejdsrutine

1. Vælg et værktøj og en kontotype, som arbejdsgiveren har godkendt.
2. Fjern oplysninger, der ikke er nødvendige for opgaven.
3. Beskriv struktur og ønsket tone med et generelt eksempel.
4. Kontrollér svaret for fakta, urigtige antagelser og utilsigtet indhold.
5. Indsæt konkrete kundedata i det godkendte arbejdssystem, ikke i en unødvendig ekstra prompt.
6. Lad et menneske godkende vigtige svar, beslutninger og dokumenter.

AI kan formulere noget overbevisende uden at have ret. Bed om tydelige forbehold, og kontrollér henvisninger i de oprindelige kilder. Et AI-svar bør ikke være eneste grundlag for afgørelser om mennesker eller vigtige aftaler.

En kort AI-politik for små teams

En brugbar politik skal være konkret nok til hverdagen. Angiv tilladte værktøjer, eksempler på accepterede opgaver, data der ikke må indsættes, og hvem medarbejderne spørger. Aftal også, hvordan fejl og utilsigtet deling meldes.

En regel om at være forsigtig er ikke nok, hvis ingen ved, om en kundemail må bruges. Gennemgå derfor et par realistiske scenarier sammen: tilbudskladder, referater, rekruttering og kundeservice. Vurder opgaverne enkeltvis frem for at give et generelt ja til alt AI-brug.

Hvis oplysninger allerede er delt

Kontakt den ansvarlige på arbejdspladsen hurtigt. Notér tjenesten, tidspunktet og typen af oplysninger uden at skabe flere unødvendige kopier. Det skal vurderes, om der er tale om et brud på persondatasikkerheden og hvilke handlinger der er nødvendige. Undlad at love, at sletning af en chat automatisk løser hele problemet.

Kilde og relaterede guides

Se Datatilsynet: Forhold dig til AI-værktøjer. Læs også den komplette AI-guide og digitale værktøjer til din hverdag.