Cloud og backup: hvorfor synkronisering ikke er nok

Synkronisering holder typisk filer ens mellem enheder og en onlinetjeneste. En backup skal give dig mulighed for at vende tilbage til en tidligere, brugbar kopi. De to funktioner kan overlappe, men de er ikke det samme — og det er indstillingerne og gendannelsen, der afgør beskyttelsen.

Når fejlen også bliver synkroniseret

Hvis du sletter eller overskriver en fil, kan ændringen blive sendt videre til de andre enheder. Nogle tjenester har papirkurv og versionshistorik, men mulighederne varierer efter produkt, kontotype og vilkår. Det er ikke sikkert, at en gammel kopi findes, når du får brug for den.

Undersøg derfor, hvad din konkrete tjeneste kan gendanne, hvor længe kopier opbevares, og hvem der kan slette dem. Se også, hvad der sker ved opsigelse eller længere tids inaktivitet. Antag ikke, at udbyderen opbevarer alt ubegrænset.

Start med de data, der betyder noget

Lav en kort liste: familiebilleder, kontrakter, regnskabsbilag, projekter eller andet, du ikke kan genskabe. Find ud af, hvor originalerne er, og hvad det vil betyde at miste dem. Prioritér de vigtigste data, frem for at lave en stor rutine, du aldrig får gennemført.

På arbejdspladsen skal backup også passe til krav om adgang, opbevaring og sletning. En privat konto eller et tilfældigt USB-drev er ikke nødvendigvis et godkendt sted for kundedata.

En uafhængig kopi

En ekstern disk eller en særskilt backuptjeneste kan være en del af løsningen. Det afgørende er, at den ikke blot er endnu en mappe, hvor alle fejl automatisk gentages. Beskyt kopien mod uvedkommende, og undersøg hvordan tidligere versioner bevares.

En disk, der altid er tilsluttet, kan stadig blive ramt af fejl eller skadelig software. En frakoblet kopi kan mindske nogle risici, men kræver en rutine for opdatering og sikker opbevaring. En separat cloudtjeneste kræver på samme måde beskyttet login og kontrol af vilkår.

Test gendannelse i praksis

1. Opret et ufølsomt prøvedokument med et genkendeligt indhold.
2. Lad den valgte backuprutine tage en kopi.
3. Ændr eller fjern prøvedokumentet fra arbejdsområdet.
4. Gendan den ønskede version til en separat mappe.
5. Åbn dokumentet, og kontrollér indholdet.
6. Notér, hvordan du gjorde, og hvor gendannelsesoplysningerne findes sikkert.

Brug en testfil, ikke dit eneste vigtige dokument. Prøven viser, om du kan gendanne en fil i den afprøvede situation; den beviser ikke, at alle tænkelige tab kan løses. Test også adgang uden din normale enhed, hvis den mulighed er vigtig for dig.

Vælg ud fra et scenarie

Til privat brug

En overskuelig rutine kan kombinere daglig lagring med en separat kopi af uerstattelige filer. Aftal, hvor ofte kopien opdateres, og hvor den opbevares. Sørg for, at gendannelse ikke afhænger af en adgangskode, du kun har på den mistede computer.

Til et lille team

Aftal en ansvarlig og en stedfortræder. Dokumentér hvilke systemer der er omfattet, og hvor hurtigt teamet skal kunne arbejde igen. Mail, dokumenter og andre onlinetjenester kan have forskellige gendannelsesmuligheder og skal undersøges hver for sig.

Typiske misforståelser

• To synkroniserede computere er ikke nødvendigvis to uafhængige backups.
• En backup, som aldrig er blevet åbnet eller gendannet, er ikke afprøvet.
• Kryptering beskytter adgang til data, men erstatter ikke en gendannelsesmulighed.
• En papirkurv er nyttig, men dens opbevaringsfrist kan være begrænset.

Kilde og næste skridt

Se Datatilsynet: Hold øje med backup i cloudløsninger. Læs også orden i digitale dokumenter og sikkerhed for små virksomheder.